5 mejores herramientas gratuitas para gestión online de proyectos

 

La comunicación efectiva es el elemento esencial de la gestión de proyectos. El intercambio de ideas entre colaboradores y miembros de un mismo equipo logrará un resultado cohesivo y funcional que deje satisfechos, tanto a negocios, como a clientes.

El desarrollo de nuevas tecnologías ha cambiado la modalidad de trabajo y formas de hacer negocios. Ya no es necesario el trabajo presencial para realizar tareas colectivas, ahora solo con acceso a internet, podemos desarrollar y compartir proyectos, comunicarnos con directores o colegas  y manejar distintos tipos de programación, independientemente de nuestra ubicación.

Las herramientas online forman parte de los recursos tecnológicos que tenemos a disposición para aumentar la productividad y eficacia de nuestro negocio. Direccionar correctamente cada proyecto hasta su resolución, puede ser más fácil si sabemos elegir el software o aplicación adecuada para administrar tareas.

En una economía tan creativa como la actual, los negocios deben estar a la vanguardia y completar sus proyectos, mientras reducen costos y mejoran resultados. Las herramientas online tiene la capacidad de adaptarse al proceso de gestión de cada equipo y moldear sus características para encajar con el contexto operativo de cada uno.

Otras ventajas de estas herramientas, son:

  • Gestionar una tarea desde cualquier lugar y dispositivo.
  • Mejorar la comunicación entre el grupo de trabajo.
  • Facilitar la incorporación de documentos y otros recursos, así como también compartirlos entre miembros del equipo.
  • Potenciar la efectividad de los proyectos al establecer fechas de entrega y centrando la atención en una tarea específica, evitando las distracciones.
  • Permitir estimar el progreso de un proyecto o tarea en tiempo real. Posibilitando la aplicación de ajustes conforme se vayan logrando (o no) los objetivos.

Las metodologías en las que estas herramientas basan sus algoritmos son predictivas, en ellas, el proyecto está dividido en fases de definición, planificación, ejecución, seguimiento, control y cierre y puede ser rediseñado mientras avanza. Esta modalidad establece un sistema de prioridades, convirtiendo cada fase en una serie de iteraciones que se van completando según su importancia.

Basándonos en lo expuesto anteriormente, a continuación te presentamos las 5 mejores herramientas gratuitas para la gestión online de proyectos:

1.Asana 

De entre las más populares, la más utilizada por pequeñas y medianas empresas, que desean manejar equipos reducidos de trabajo y maximizar la efectividad, comunicación y colaboración entre miembros.

Asana nos permite crear y asignar tareas a diferentes participantes de un equipo.  Cuenta con la opción de agregar esa tarea a un proyecto concreto, dividirla en sub-tareas, colocar fechas límites, adjuntar archivos y añadir etiquetas.

Esta aplicación ofrece una versión gratuita para equipos de hasta 15 miembros, que podrán comunicarse mediante el chat integrado, comentar y ver las tareas y calendarios, además de sincronizarse con el correo con el que se ha registrado la cuenta, para que te enteres de todas  las actualizaciones, así no entres a la plataforma.

Al usar esta herramienta tenemos acceso a numerosas funciones útiles, disponibles en versión web, Android, iOS y extensión en Google Chrome, que a su vez se integran con DropBox, Slack, Gmail y Google Drive.

Asana es una de las plataformas más conocidas cuando de manejo de proyectos se trata, sus características mejoran con cada actualización que ofrece a los usuarios.

2.Slack 

La comunicación a nivel empresarial es uno de los pilares fundamentales para la gestión eficaz de proyectos. Es por ello que contar con una herramienta que facilite y mejore este proceso, es vital para todo negocio.

Slack es una plataforma de uso sencillo y con versión gratuita. Al momento de registrarte, se crea un subdominio con el nombre de tu equipo, a partir de allí puedes comenzar a invitar a los otros miembros del grupo de trabajo.

Por otra parte, Slack te permite crear canales y líneas de comunicación para cada departamento de la compañía, así como también utilizar el chat, calendario y adjuntar archivos.

Esta herramienta cuenta con todas las características de un chat común, pero con funciones agregadas que le permiten evaluar todas las acciones realizadas en su interfaz.

3.Wrike

Esta plataforma ofrece una versión gratuita para equipo de hasta 5 integrantes. Permite gestionar proyectos y obtener reportes sobre el grado de ejecución y desarrollo de cada tarea asignada, para así mejorar la productividad y efectividad en cada una.

Los documentos y datos en general, intercambiados en esta aplicación, se disponen en una interfaz sencilla que facilita su accesibilidad, permitiendo a cada colaborador una visión clara de la actividad, esto con el fin de mejorar el tiempo de gestión de cada tarea.

Wrike es un servicio integrador que puede sincronizarse con otras plataformas como Hubspot, DropBox, Google Drive y Zendesk.

4.Trello

Una de las alternativas más completas y fáciles de usar que hay en el mercado. Trello ofrece una versión gratuita que no limita el número de participantes y mantiene operativas sus grandes funciones, como la gestión de equipos en tiempo real.

Con esta herramienta puedes crear tareas en tableros verticales, que pueden organizarse o reorganizarse según la prioridad que el usuario asigne a cada una. A cada tarea se pueden adjuntar archivos, agregar usuarios, avisos, notas, fechas de entrega y menciones que llegarán como aviso al correo con el que se registró la cuenta.

Trello es una de las plataformas más populares en el mundo empresarial y aunque no cuenta con chat integrado como otras aplicaciones, sí puede integrarse con plataformas como Slack.

5.Redbooth 

Esta plataforma, conocida anteriormente como Teambox, se divide en “Dashboard”, “Espacio de trabajo” e “Informes”. Su uso es muy sencillo, presenta tareas y proyectos en forma vertical, para que cada integrante pueda visualizar de manera fácil, tanto fecha de entrega, como especificaciones.

Redbooth muestra un calendario detallando cada espacio de trabajo con sus respectivas tareas y miembros, además cuenta con una pestaña de informes para ver el rendimiento y la productividad de cada usuario, en función de las tareas  y volumen de trabajo asignado.

La versión gratuita solo permite crear 5 espacios de trabajo y almacenar 2GB de información. Redbooth está disponible para web, iOS, Android y extensión de Google Chrome y se integra con otras plataformas como Google Drive, Evernote y Gmail.

La gestión online de proyectos ha evolucionado en gran parte, gracias a herramientas que han automatizado los procesos de comunicación y colaboración entre los equipos de trabajo.

Los negocios que buscan adaptarse a un modelo económico digital para reducir costos, manejar grandes cantidades de información y aumentar la productividad, pueden hacerlo implementando la tecnología que mejor se adapte a su estructura organizacional. Por suerte, contamos con una gama amplia de herramientas para escoger la más conveniente.

 

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