5 aspectos que debes considerar para trabajar con un asistente virtual

 

Para los emprendedores y pequeños empresarios que arrancan solos o con el mínimo de empleados, la dinámica diaria les exige estar atentos a un sinfín de tareas tanto administrativas, como comerciales y estratégicas, las cuales implican, por lo general, un consumo enorme de tiempo y energía.

Si este es tu caso y te sientes agobiado por el exceso de actividades a las que tienes que prestar atención en tu negocio, entonces es el momento preciso para buscar el apoyo de un asistente virtual (AV).

Sin embargo, antes de aventurarte a la contratación de uno, es importante que tomes en cuenta ciertas recomendaciones para crear una relación exitosa y productiva con tu asistente virtual. Aquí te dejamos 5 de aspectos claves a los que debes prestar atención:

1. Sé muy claro en lo que quieres que haga tu AV

Según explica la coach, Linda Anderson, lo primero que debes hacer antes de iniciar la búsqueda de un asistente virtual, es una lluvia o tormenta de ideas. De allí podrás extraer las actividades que haces actualmente y que te gustaría delegar en un AV.

Aparte, puedes realizar una segunda lista con las actividades que no haces y que te gustaría hacer en el tiempo que tendrás libre, luego de que tu asistente virtual tome el control de las actividades asignadas. De esa forma, podrás encontrar el asistente virtual con las habilidades y experiencia que requieres.

2. Transmítele tu forma personal de trabajar

Cuando trabajas solo, por lo general tienes una forma de trabajar que es muy personal y que la llevas en tu cabeza. Por ejemplo, tienes una forma especial de estructurar las actividades diarias para atender tu negocio o tienes definidos unos tiempos de respuesta para cada actividad.

También puedes tener una forma muy particular de responder los mensajes que recibes por correo electrónico. Sin embargo, cuando tienes que gestionar todas estas cosas articuladas con otra persona, es importante que le sepas transmitir esa forma muy particular que tienes de trabajar. Aunque claro, ¡es más fácil decirlo que hacerlo!

3. Sé muy claro en las instrucciones y los plazos

Aunque parece algo obvio, muchos empresarios asignan tareas sin indicar una fecha límite de entrega. Sin embargo, suelen molestarse cuando no tienen el trabajo realizado a tiempo.

En ese caso, puedes manejar plazos muy específicos, como: miércoles, a las 4:00 pm; o también otros más generales, como: puedes entregarlo para finales de la próxima semana. Y también debes ser muy explícito con las instrucciones que les das al AV, a fin de evitar la posibilidad de errores o de una mala comunicación.

4. Establece cómo serán los procesos de flujo de trabajo

Al principio debes pasar un tiempo acordando con el AV los procesos de flujo de trabajo que manejarán. Por ejemplo: ¿Cómo van a compartir información?, ¿Cómo te asegurarás que las tareas no se hagan dos veces?, ¿Cómo darás las instrucciones: verbalmente o por escrito? También debes definir si las tareas las irás asignando a medida que surjan y si esperarás a acumular varias antes de asignarlas.

5. Acostúmbrate a delegar

Si eres un fanático del control, debes hacer un esfuerzo para relajarte, soltar por completo las tareas y confiar en el trabajo de tu AV. Esto implica evitar las revisiones constantes al trabajo y a los tiempos de entrega de tu asistente virtual.

La coach, Linda Anderson, sugiere que para calmar al fanático del control que llevas por dentro, debes crear procesos, acordados con el AV, que te garanticen una actualización regular del progreso de cada tarea.

Contar con el apoyo de un asistente virtual sin duda puede ser una excelente experiencia, siempre y cuando definas muy bien cómo trabajarán, sin dejar ningún detalle por fuera.

Fuente: flyingsolo.com.au

 

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